Kostenlose Setup-Anleitung

5 KI-Tools die Coaches
10h/Woche zurückgeben

Schritt-für-Schritt wie du jedes Tool in unter 10 Minuten einrichtest — mit Copy-Paste-Prompts die sofort funktionieren.

5 Tools · 5 Setups
Copy-Paste-Prompts inklusive
Von Amir Foladi · AI Automation Consultant
Wie du diese Anleitung nutzt: Nimm dir pro Tool maximal 10 Minuten. Richte es ein, teste es einmal mit dem mitgelieferten Prompt — und nutze es ab sofort täglich. Du musst nicht alle 5 auf einmal starten. Fang mit Tool 1 an. Das allein spart dir schon 3 Stunden pro Woche.
1

Claude / ChatGPT — Dein KI-Schreibassistent

⏱ Spart ~3h pro Woche
1
Geh auf claude.ai (kostenlos) oder chatgpt.com (kostenlos) — beides funktioniert. Registriere dich mit deiner E-Mail-Adresse.
2
Erstelle ein "Projekt" (Claude) oder einen "Custom GPT" (ChatGPT). Gib dort einmal deinen Schreibstil, deine Zielgruppe und dein Thema ein — du schreibst das nur einmal, die KI erinnert sich für immer.
3
Nutze ab sofort die Prompts unten — einfach kopieren, anpassen und absenden. Fertig.
Copy-Paste Prompt — E-Mail schreiben
Schreib mir eine professionelle aber warmherzige E-Mail an einen potenziellen Kunden. Kontext: [Beschreibe kurz worum es geht, z.B. "Er hat sich für ein Erstgespräch gemeldet, ich bestätige den Termin"] Ton: persönlich, direkt, kein Fachjargon Länge: max. 5 Sätze Schreib auf Deutsch.
Copy-Paste Prompt — Sitzungszusammenfassung
Erstelle eine strukturierte Sitzungszusammenfassung aus folgenden Stichpunkten: [Hier deine groben Notizen reinkopieren — auch auf Deutsch oder Englisch, egal] Format: - Was wurde besprochen (3 Bullets) - Wichtigste Erkenntnisse des Kunden (2-3 Bullets) - Nächste Schritte + wer macht was bis wann
Stichworte reichen. Du musst nicht perfekt formulieren — das macht die KI. Je mehr Kontext du gibst, desto besser das Ergebnis.
2

Notion AI — Dein digitales Coach-Gedächtnis

⏱ Spart ~2h pro Woche
1
Geh auf notion.com, erstelle einen kostenlosen Account. Notion AI ist ab dem Plus-Plan inklusive (~10€/Monat) — für den Start reicht der Free-Plan mit externem ChatGPT völlig aus.
2
Erstelle eine Seite "Kunden-Hub". Mache für jeden Kunden eine Unterseite mit: Name · Ziel · Aktueller Stand · Sitzungsprotokoll (chronologisch).
3
Nach jedem Call: Öffne die Seite, tippe 3–5 Stichworte was besprochen wurde. Klick dann auf "KI fragen" → "Zusammenfassung erstellen". Notion macht den Rest.
Notion AI Prompt — direkt in Notion eingeben
Erstelle aus meinen Stichpunkten eine strukturierte Sitzungszusammenfassung für meinen Kunden. Füge am Ende automatisch hinzu: ✅ Hausaufgaben des Kunden bis zum nächsten Termin 📅 Empfohlenes Thema für die nächste Sitzung
Einmal eingerichtet brauchst du nach jedem Call nur noch 2 Minuten. Notion erinnert sich an alles — du kannst dich voll auf deinen Kunden konzentrieren statt auf Notizen.
3

Calendly — Terminbuchung die sich selbst managt

⏱ Spart ~1,5h pro Woche
1
Geh auf calendly.com, erstelle einen kostenlosen Account. Verbinde deinen Google- oder Outlook-Kalender — Calendly prüft automatisch deine Verfügbarkeit.
2
Erstelle einen Event-Typ "Erstgespräch (30 Min)" und einen "Coaching-Session (60 Min)". Definiere wann du buchbar bist (z.B. Mo–Fr 14–18 Uhr).
3
Aktiviere unter "Workflows" automatische E-Mail-Erinnerungen: 24h vorher + 1h vorher. Das reduziert No-Shows um bis zu 80%.
4
Kopiere deinen Buchungslink und füge ihn in deine Instagram-Bio, E-Mail-Signatur und DMs ein. Kein "Wann passt es dir?" mehr.
Ergänze Calendly mit einer kurzen Frage beim Buchungsformular: "Was ist dein größtes Ziel für die nächsten 90 Tage?" — du gehst vorbereitet in jedes Gespräch.
4

Descript — Videos schneiden wie ein Word-Dokument

⏱ Spart ~2h pro Woche
1
Geh auf descript.com, registriere dich. Der Free-Plan reicht für den Start (1h Transkription/Monat). Für mehr: Creator-Plan ab ~12€/Monat.
2
Nimm dich mit dem Handy auf — einfach die Kamera-App, kein Equipment nötig. Lade die Datei in Descript hoch.
3
Descript transkribiert automatisch auf Deutsch. Du siehst Text + Video nebeneinander. Markiere Text den du löschen willst → Video kürzt sich automatisch mit.
4
Aktiviere "Remove filler words" — Descript löscht automatisch alle "äh", "ähm" und Pausen. Ein 10-Minuten-Video bearbeitest du in 15 Minuten statt 2 Stunden.
Copy-Paste Prompt — Reel-Ideen aus deinem Video generieren
Hier ist das Transkript meines Videos. Identifiziere die 3 stärksten Einzelaussagen die sich als eigenständige 30-Sekunden-Reels eignen. Für jede Aussage: - Die exakte Textstelle (damit ich sie ausschneiden kann) - Einen vorgeschlagenen Hook-Satz für den Beginn - Welche Emotion / welches Problem dieser Clip anspricht [Transkript hier einfügen — aus Descript kopieren]
Du brauchst kein Stativ, kein Ringlicht, kein Mikrofon zum Starten. Handy anlehnen, aufnehmen, Descript hochladen. Fertig. Qualität kommt mit der Zeit.
5

Make.com — Deine erste Automation

⏱ Spart ~1,5h pro Woche
1
Geh auf make.com, erstelle einen kostenlosen Account (1.000 Operationen/Monat gratis — reicht für den Start locker).
2
Erstelle dein erstes Szenario: Klick auf "+ Create a new scenario". Du siehst eine leere Arbeitsfläche mit einem großen "+"-Symbol.
3
Deine erste Automation (5 Minuten): Suche nach "Gmail" als Trigger → wähle "Watch emails" → Filter: wenn Betreff "Coaching" enthält → verbinde als nächsten Schritt "Gmail" → "Send an email" mit einer vorgefertigten Bestätigungsnachricht.
4
Klick "Run once" zum Testen. Funktioniert es? Dann "Scheduling aktivieren" → Make läuft jetzt automatisch alle 15 Minuten und antwortet für dich.
Vorlage — Automatische Bestätigungs-E-Mail
Betreff: Deine Anfrage ist angekommen ✓ Hi {{Name}}, vielen Dank für deine Nachricht — ich habe sie erhalten und melde mich innerhalb von 24 Stunden bei dir. Bis dahin: Magst du dir schon einen Termin für unser Erstgespräch sichern? → [DEIN CALENDLY-LINK] Bis bald, Amir --- Diese Nachricht wurde automatisch versendet.
Starte mit EINER Automation. Nicht fünf. Nicht zehn. Eine. Bring sie zum Laufen, vertrau ihr — dann bau die nächste. In 4 Wochen läuft dein halbes Business von selbst.

Dein Wochengewinn auf einen Blick

# Tool Aufgabe die wegfällt Ersparnis
1 Claude / ChatGPT E-Mails, Texte, Zusammenfassungen manuell schreiben ~3h / Woche
2 Notion AI Sitzungsnotizen tippen und strukturieren ~2h / Woche
3 Calendly Termine per E-Mail/DM koordinieren ~1,5h / Woche
4 Descript Videos manuell schneiden ~2h / Woche
5 Make.com Wiederkehrende Aufgaben manuell erledigen ~1,5h / Woche
Gesamt ~10h / Woche

Amir Foladi · AI Automation Consultant · @thepotentialguide

Fragen? Schreib mir direkt auf Instagram oder per E-Mail: amirfoladi1609@gmail.com

Dieses Dokument ist kostenlos und darf weitergegeben werden — mit Quellenangabe. © 2026 Amir Foladi